Hướng dẫn tạo bảng chấm công bằng excel đơn giản

Muốn làm bảng chấm công trên excel đúng cách, người lập cần có hình dung cụ thể trong bảng chấm công sẽ gồm những hạng mục gì, gồm bao nhiêu sheet, cần có nội dung gì, cần có bao nhiêu dòng và bao nhiêu cột…Khi đã trả lời được các câu hỏi vừa nêu trên, người lập sẽ hình dung rõ hơn cách làm bảng chấm công trên Excel. Từ đó, Kết quả đạt được sẽ như ý muốn mà không phải chỉnh sửa nhiều lần.

Quy trình tạo bảng chấm công trên excel

Việc tạo file Excel chấm công gồm nhiều bước phức tạp nên nhiều người khó thực hiện. Hãy tham khảo những dữ kiện mà chúng tôi đã gợi ý dưới đây cùng Trang Mực In nhé:

- Một bảng chấm công có tổng cộng 13 sheet, 1 sheet sẽ dùng liệt kê danh sách toàn bộ nhân viên trong công ty, 12 sheet còn lại chính là 12 tháng trong năm.

- Bảng chấm công đều phải có đầy đủ các cột tháng, ngày, thứ. Thứ 7 và Chủ nhật thì người lập bảng nên đổi màu để phân biệt với những ngày thường.

- Công của nhân viên sẽ được chấm theo ngày vào cột tương ứng và tổng kết vào ngày cuối cùng của mỗi tháng.

- Ký hiệu chấm công của mỗi viên sẽ không giống nhau và mỗi người 1 kiểu. Ký hiệu này được dùng xuyên trong 12 tháng.

- Số lượng nhân viên trong mỗi sheet sẽ gồm khoảng 20 nhân viên hoặc nhiều hơn phụ thuộc vào tổng số nhân viên ở các phòng ban.

- Tên nhân viên trong các sheet chấm công sẽ được lấy từ sheet danh sách nhân viên.

- Có thể thêm liên kết giữa các tháng với nhau để dễ thao tác hơn.

Cách làm bảng chấm công trên Excel

Từ bố cục trên, bạn đã biết cách tạo bảng chấm công trên Excel đúng cách chưa? Nếu chưa hãy xem ngay chi tiết trình tự 7 bước làm bảng chấm công trên Excel ngay sau đây: 

Bước 1: Bố cục các sheet

Làm bảng chấm công đầu tiên bạn cần đi từ bố cục. Ban đầu cần thiết lập 2 sheet như sau:

- 1 Sheet 1 là danh sách nhân viên (DSNV)

- 1 Sheet là tháng mẫu – thường là háng 1 (cần làm hoàn chỉnh cho 1 tháng nhằm mục đích tiết kiệm thời gian công sức, các tháng sau có thể copy sheet này và đổi tên theo tháng tương ứng)

Bước 2: Tạo sheet Danh sách nhân viên

Trong sheet này gồm hai mục “Tên” và “Mã nhân viên”. Bạn cần phải tạo mã nhân viên để phân biệt các nhân viên trùng tên. Ngoài ra, trong bảng còn gồm những nội dung khác liên quan tới nhân viên như quê quán, ngày sinh, số CCCD/CMND, ngày bắt đầu làm việc…

Các cột liên quan đến ngày tháng hiển thị đồng bộ, bạn định dạng như sau: Bôi đen chọn cả cột, ví dụ như cột ngày sinh. Vào Format Cell >> Number >> Custom >> chọn dd-mm-yyy. Khi bạn nhập dữ liệu ngày tháng vào cột này, dữ liệu tự động được đưa về dạng ngày-tháng-năm (ví dụ 15-09-1998). Thực hiện tương tự với các cột khác như cột ngày bắt đầu làm việc, ngày ký hợp đồng nếu có.

>>Cách tạo bảng chấm công theo giờ chi tiết 2024

Danh sách nhân viên hầu hết đều được nhập bằng tay. Lưu ý, bạn phải để ra khoảng 2-3 dòng trên cùng để có thể tạo được liên kết tới các sheet khác. Bên trái sheet sẽ cách ra 1 cột để dự phòng nếu như cần bổ sung gì thêm.

Bước 3: Tạo sheet Tháng 1

Đầu tiên, bạn hãy tạo khung cho bảng chấm công, bao gồm các nội dung như sau:

- Tiêu đề – bảng chấm công.

- Tháng.

- Bộ phận chấm công.

- Định mức ngày công trong tháng.

Các cột sẽ bao gồm:

- Mã nhân viên.

- Tên nhân viên.

- Ngày trong tháng (31 cột để tương ứng với 31 ngày, lấy số ngày lớn nhất của 1 tháng).

- 4-5 cột để tính quy ra công.

- 1 cột để ghi chú.

Sau đó, bạn sẽ phải căn độ rộng của từng cột sao cho gọn gàng và dễ nhìn. Trong đó, các cột ngày trong tháng co lại nhỏ vừa đủ cho việc chấm công. Cột quy ra công cũng sẽ không cần phải rộng. Điều chủ yếu là cột tên cũng như mã nhân viên được hiển thị đủ là được.

Cách để co độ rộng: bạn hãy bôi đen những cột ngày trong tháng, quy ra công (trong ví dụ trên là bôi đen từ cột E cho đến cột AM). Sau đó bạn co độ rộng ở cột E sao cho rộng rơi vào khoảng 30 pixels (hoặc có thể bôi đen từ cột E đến AM, sau đó bạn bấm chọn nút Command Column Width và chọn 3,13, tương ứng 30 pixels).

Sau khi điều chỉnh các hàng cột cho đẹp, chúng ta chuyển sang bước tạo ngày tháng và làm công thức chấm công.

Bước 4: Tạo ngày tháng trong cách làm bảng chấm công

Đầu tiên, bạn phải xác định năm sử dụng. Tại ô D1, bạn hãy nhập giá trị của năm. Ví dụ năm 2024.

Tại ô B4 (ô xác định tháng chấm công), bạn hãy nhập hàm xác định ngày, gồm: =date($D$1;1;1).

Lưu ý rằng dấu ngăn cách các thành phần có trong hàm có thể là dấu chấm phẩy “;” hoặc dấu phẩy “,” tùy vào thiết lập của máy tính. Ở đây MISA AMIS sử dụng dấu chấm phẩy “;”.

Nội dung của hàm date: Xác định giá trị ngày tháng theo như giá trị có trong hàm. Giá trị theo thứ tự lần lượt là Năm, tháng, ngày. Ở hàm trên ta có: Năm = giá trị ô D1, Tháng = 1, Ngày = 1.

>> Cách điền File chấm công làm theo giờ mới nhất 2024

Sau khi đã nhập hàm xong, ngay tại ô B4, bạn hãy chọn format cell/ custom/ nhập giá trị [“tháng “mm” năm “yyyy] vào ngay ô Type bên phải, sau đó ấn ok (cụ thể: dấu nháy kép => tháng => dấu cách => dấu nháy kép => mm => dấu nháy kép => năm => dấu cách => dấu nháy kép => yyyy).

Các ô B4 đến D4 nên merge cell để nội dung hiển thị dễ nhìn hơn.

Tại ô ngày 1 (tức ô E9), bạn hãy nhập =b4 để xác định ngày đầu tiên của tháng.

Tại ô F9, bạn hãy nhập =e9+1 (xác định ngày tiếp theo trong tháng).

Copy công thức ở ô F9 sang những ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (tức ô AI9) bằng một trong hai cách sau:

- Cách 1: Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9 và sau đó bấm Ctrl + R.

- Cách 2: Bấm chuột vào ngay ô F9, giữ chuột tại dấu chấm đen trong ô để cho con trỏ chuột biến thành dấu +, kéo chuột đến ô AI9 rồi thả ra.

Bôi đen từ ô E9 tới ô AI9 -> chọn Format cells/ custom/ mục Type. Sau đó, bạn hãy gõ chữ dd rồi bấm OK (chỉ hiện thị số ngày).

Nội dung từ ô E9 đến ô AI9 sẽ hiển thị ra ngày giống như trong bảng trên.

Tại ô E10 nhập chính xác hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. hai”;”T. ba”;”T. tư”;”T. năm”;”T. sáu”;”T. bảy”).

- Weekday (E9): là hàm lấy giá trị ngày trong tuần của ô E9. Nếu hàm Weekday không có quy định về thứ tự ngày trong tuần, nó sẽ tự động trả về một giá trị từ 1 đến 8, thể hiện cho các ngày trong tuần theo thứ tự từ Chủ Nhật đến Thứ Bảy.

- Choose: là hàm chọn giá trị trả về. Nếu giá trị đầu tiên trong hàm được chọn là căn cứ xác định, thì các giá trị tiếp theo sẽ là nội dung được trả về tương ứng với giá trị đầu tiên.

- Để biểu thị ngày trong tuần bằng tiếng Việt, bạn cần kết hợp hàm weekday với hàm choose để chuyển đổi giá trị này thành “Chủ Nhật”, “Thứ Hai”, “Thứ Ba”, “Thứ Tư”, “Thứ Năm”, “Thứ Sáu”, hoặc “Thứ Bảy”.

- Copy công thức của ô E10 sang những ô kế tiếp bên phải, cho đến ô AI10 (ngày thứ 31).

Trong năm có các tháng 28, 29, 30 ngày, không phải đều đặn 31 ngày, để tránh việc hiển thị ngày của tháng khác vào tháng này, bạn thao tác như sau:

- Tại ô AG9 (ngày thứ 29), điều chỉnh hàm thành: =IF(DAY(AF9+1)=DAY(E9);””;AF9+1).

• Ý nghĩa của hàm: Nếu giá trị ngày trong ô AF9 + 1 bằng giá trị ngày trong ô E9, thì kết quả sẽ là một giá trị rỗng. Nếu giá trị ngày trong ô AF9 + 1 không bằng giá trị ngày trong ô E9, thì kết quả sẽ là giá trị của ô AF9 + 1.

- Tại ô AH9 dùng hàm =IF(AG9=””;””;if(DAY(AG9+1)=DAY(E9);””;AG9+1))

• Ý nghĩa của hàm: IF thứ 1: Nếu ô AG9 có giá trị rỗng, thì ô AH9 cũng sẽ có giá trị rỗng. Trong trường hợp tháng 2 có 28 ngày, ngày thứ 30 sẽ bị bỏ qua). IF thứ 2: Tương tự với hàm IF tại ô AG9, nếu tháng 2 có 29 ngày, thì ngày thứ 30 cũng sẽ không hiển thị.

- Tại ô AI9, dùng hàm =IF(AH9=””;””;if(DAY(AH9+1)=DAY(E9);””;AH9+1))

• Ý nghĩa của hàm: IF thứ 1: Nếu ô AH9 có giá trị rỗng, thì ô AI9 cũng sẽ có giá trị rỗng. Trong trường hợp không có ngày thứ 30, thì cũng không hiển thị ngày thứ 31. IF thứ 2: Trường hợp tháng chỉ có 30 ngày thì ngày thứ 31 sẽ không hiển thị.

- Nếu AG9, AH9, AI9 rỗng thì hàm Choose ở AG10, AH10, AI10 sẽ hiển thị lỗi. Tuy nhiên các phần này không ảnh hưởng đến bảng tính nên bạn không cần điều chỉnh thêm.

Để dễ phân biệt các thứ trong tuần, bạn thực hiện đổi màu ngày thứ 7, chủ nhật như sau:

- Bôi đen tất cả ngày tháng trong bảng, từ ngày 1 đến ngày 31. Tiếp theo bạn chọn Conditional Formatting để định dạng theo điều kiện, chọn tiếp Conditional Formatting >> New Rule.

- Tại bảng New Formatting Rule, bạn chọn Use a formula to determine which cells to format

- Trong phần “Format values where this formula is true” (Định dạng giá trị khi công thức này đúng), bạn nhập hàm sau: =IF(WEEKDAY(E$9) = 1, TRUE, FALSE). Nếu ngày trong tuần tại ô E9 là Chủ Nhật (ngày thứ 1), thì điều kiện sẽ đúng và Conditional Formatting sẽ được áp dụng. Nếu không, điều kiện sẽ sai và không áp dụng định dạng.

- Sau khi đặt hàm, bạn có thể thiết lập định dạng cho Conditional Formatting. Trong bảng định dạng, bạn có thể chọn font chữ, màu chữ tại mục Font, màu nền tại mục Fill, kẻ đường viền ô tại mục Border, và thực hiện các thiết lập định dạng khác giống như bạn làm với Format Cells thông thường. Khi bạn đã hoàn thành cài đặt định dạng, hãy bấm OK để áp dụng.

- Thực hiện tương tự với cột ngày thứ 7 nếu cần thiết.

Để tự động bôi xám các ngày trống trong tháng, ví dụ như ngày 29-30-31 tháng 2 trên thực tế không có, bạn thực hiện như sau:

- Giả sử chúng ta đang chỉnh thông tin cho sheet tháng 2

- Bôi đen vùng cần đánh dấu là ngày trống, chọn chức năng Conditional Formatting >> New Rule >> Use A Formula. Bạn nhập hàm Trong công thức =IF(E$9=””;TRUE;FALSE), chọn định dạng màu xám. Kết quả sẽ như hình dưới đây:

Như vậy các bước trên, TBVP Trang Mực In đã giúp bạn thiết lập về công thức và cách hiển thị một số hàng cột đặc biệt trong bảng chấm công. Tiếp theo chúng ta chuyển sang bước đặt ký hiệu chấm công.

Bước 5: Đặt ký hiệu chấm công tương ứng

Tùy vào mỗi doanh nghiệp, ký hiệu chấm công sẽ có sự khác biệt. Thông thường một số dữ liệu chấm công nên đặt ký hiệu bao gồm:

- Ngày công thực tế: x

- Nửa ngày công: v

- Ngày nghỉ hưởng nguyên lương: P

- Nghỉ không lương: K

- Nghỉ ốm đau, thai sản, chế độ: O

Mỗi hạng mục trên nên tương ứng với 1 cột để tiện cho việc tính tổng số công cuối tháng.

Bước 6: Hàm, công thức để tạo bảng chấm công

Tại cột Ngày công thực tế (tức cột AJ), tại ô AJ11, bạn hãy đặt hàm sau: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$34).

Ý nghĩa của hàm này là đếm số lần mà giá trị tại ô G34 (đại diện cho ký hiệu chấm công của ngày công đủ) xuất hiện trong vùng từ cột E đến AI tại hàng 11. Đặc biệt, cố định cột E và AI để đảm bảo rằng khi bạn sao chép công thức, nó không thay đổi vùng cố định của dữ liệu chấm công.

Cũng tương tự với các cột khác, bạn hãy đặt công thức:

- Ở ô AK11 (Nửa công) =countif($E11:$AI11;$G$35).

- Ở ô AL11 (Nghỉ hưởng lương) =countif($E11:$AI11;$G$36).

- Ở ô AM11 (Nghỉ không lương) =countif($E11:$AI11;$G$37).

- Ở ô AN11 (Nghỉ ốm đau, thai sản) =countif($E11:$AI11;$G$38).

Sau khi bạn đặt công thức xong thì chỉ cần copy công thức xuống vào ô của các nhân viên khác. Hoàn thành công thức bảng sẽ hiển thị dưới đây. Hãy nhập thử một số giá trị để kiểm tra bảng đã nhảy số được chưa.

Lưu ý trong làm bảng chấm công excel

Để có được bảng chấm công bằng Excel chính xác và nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi của nhân sự, khi lập bảng chấm công bạn cần lưu ý những yếu tố sau:

- Thứ nhất: Đồng bộ quy định cũng như là hình thức bảng chấm công (xác định rõ ràng thời gian theo ngày, nghỉ, làm bù,…).

- Thứ hai: Thiết kế ra những tiêu chí chính tạo thành những bảng lớn. Trong mỗi bảng sẽ có những mục bảng nhỏ và chi tiết hơn, bạn cần tránh rườm rà và làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp công lúc hết tháng.

- Thứ ba: Ghi rõ ràng những mục thời gian khi hoàn thành dữ liệu chấm công thô để tránh bị nhầm lẫn.

Hệ thống chấm công bằng Excel giúp bạn tạo lập được bảng chấm công dễ dàng và chính xác với các hàm tiêu chuẩn và đầy đủ. Hy vọng nhân sự chấm công có thể tạo lập được bảng chấm công Excel dễ dàng và nâng cao hiệu quả quản lý thời gian làm việc.