Cách tạo bảng chấm công theo giờ chi tiết 2024

Bảng chấm công theo giờ

Bảng chấm công theo giờ là công cụ đắc lực giúp HR có thể theo dõi ngày công và tính toán lương thưởng chính xác. Nội dung cơ bản của bảng chấm công excel theo giờ thường có: Thời gian, tên / mã nhân viên, ca làm, giờ vào làm / giờ ra về, tổng giờ làm thực tế, số giờ nghỉ và mức lương thực nhận tương ứng.

Một bản chấm công xây dựng hiệu quả và thực tế sẽ ghi lại thông tin làm việc của nhân viên một cách minh bạch – chính xác nhất. Đồng thời, giúp HR theo dõi mức độ chấp hành kỷ luật nội quy của cán bộ nhân viên.

Bảng chấm công làm thêm giờ có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác tính lương và đảm bảo phúc lợi. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hoặc các công ty thường xuyên phải tăng ca. Việc theo dõi làm thêm ngoài giờ hành chính là căn cứ để tính thời gian nghỉ bù cho người lao động hoặc quy đổi thành tiền lương.

>> Cách điền File chấm công làm theo giờ mới nhất 2024

Hướng dẫn các bước lập bảng chấm công theo giờ nhanh chóng

Bước 1: Điền đầy đủ thông tin vào file chấm công theo giờ

Ở bước đầu, nhà quản trị cần hình dung được bảng chấm công theo giờ có bao nhiêu cột và điền nội dung các cột ở hàng đầu tiên. 

Sau đó, doanh nghiệp cũng cần điền đầy đủ thông tin của nhân viên vào từng cột. Người phụ trách điền bảng chấm công theo giờ sẽ cập nhật tình hình thực tế của các nhân viên sao cho đúng cột và đúng ký hiệu.

>>Hướng dẫn tạo bảng chấm công bằng excel đơn giản

Các thông tin cần điền đầy đủ theo các bước sau đây cùng TBVP Trang Mực In.

- Thông tin nhân viên: Cột này cần ghi đầy đủ và chính xác thông tin về người lao động như họ và tên, giới tính, mã nhân viên.

- Thời gian check IN/ check OUT: Cột này cần ghi chính xác thông tin về giờ vào làm và giờ ra về của người lao động.

- Thời gian đi muộn hoặc về sớm: Cột này sẽ tự động tính thời gian đi sớm/ về muộn của người lao động.

Bước 2: Trích xuất số giờ làm việc của từng nhân sự vào ô tương ứng

Nếu doanh nghiệp sử dụng máy chấm công thì dữ liệu sẽ được trích xuất sang. Nhà quản trị nhân sự hoặc kế toán viên cần làm một số thao tác như sau:

- Sử dụng tính năng Data/Filter để lọc dòng không có dữ liệu ở cột Mã nhân viên.

- Sao chép dữ liệu vào bảng xử lý và dùng tính năng paste để dán dữ liệu.

- Copy toàn bộ dữ liệu của bảng kết xuất vào bảng chấm công theo giờ bằng excel (Paste value).

Còn nếu doanh nghiệp chấm công bằng tay thì HR có thể điền số giờ check in, giờ check out của nhân viên theo từng ngày cụ thể trong file tham khảo.

Bước 3: Tính số giờ công thực tế

Sau khi đã có đầy đủ thông tin về giờ làm việc của nhân viên cần tính giờ công của người lao động theo công thức sau:

Số giờ công thực tế = Giờ ra (Out) – Giờ vào (In)

Tổng số giờ = Số giờ công cơ bản + Số giờ làm thêm

Ưu nhược điểm khi quản lý công theo giờ bằng Excel

Ưu điểm

Nhược điểm

- Excel đã có sẵn công thức tính, người dùng chỉ cần điền thông tin có sẵn. - Nếu thông tin giống nhau nhà quản trị có thể dùng tính năng copy khá đơn giản và nhanh chóng. File chấm công theo giờ được tạo nhanh chóng, nếu nhân viên giỏi excel thì việc sử dụng vô cùng đơn giản. - Công thức thiết lập sẵn cho phép nhân viên có thể tính toán được giờ làm việc, tổng lương của người lao động. - Tiết kiệm chi phí sử dụng Phần mềm hoặc các công cụ hỗ trợ chấm công cho doanh nghiệp quy mô nhân sự nhỏ.

- Dễ gây nhầm lẫn: Bảng excel có nhiều cột và dùng nhiều định dạng và gây nhầm lẫn nếu như bạn chưa sử dụng thành thạo. Việc nhầm lẫn, sai sót số liệu có thể gây ra nhiều ảnh hưởng cho doanh nghiệp cũng như quyền lợi của người lao động trong công ty. - Quản lý phức tạp: Bằng việc dùng excel, chỉ có 1 người duy nhất có thể theo dõi, nếu để cấp trên xem thì bạn cần gửi báo cáo, điều này có thể gây nhầm lẫn và khiến bạn bị tốn kém thời gian thực hiện. - Lưu trữ khó khăn: Việc dùng excel đòi hỏi bạn cần phải liên tục ấn lưu sau mỗi thao tác nếu không dữ liệu sẽ bị mất. Chưa kể dùng bảng chấm công theo giờ trên excel có đôi khi còn bị mất file, thất lạc file. Hạn chế nhiều thao tác: Ví dụ, nếu như quản lý cần xem thông tin của một nhân viên nào đó thì phải đợi cấp dưới gửi báo cáo lên, không tự kiểm tra được và vô cùng phiền phức.

Lưu ý khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng excel

- Tính riêng tư và bảo mật: Khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng excel cần thiết lập tính năng giới hạn quyền truy cập. Nhà quản trị chỉ nên cho phép những người liên quan truy cập được nhằm bảo vệ thông tin cá nhân của các nhân viên có tên trong bảng.

- Tính chính xác và đầy đủ: Nhà quản trị cần đảm bảo thông tin liên quan cập được nhập liệu một cách chính xác. Các thông tin như ngày làm việc, giờ vào, giờ ra, ca làm việc,….

- Xử lý dữ liệu không hợp lệ: Mọi dữ liệu trên bảng chấm công không được sai sót hoặc bị lỗi không hợp lệ… Bạn cần kiểm tra và xử lý các giá trị không hợp lệ đó.

- Kiểm tra và phê duyệt: Nhằm hạn chế sai sót và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Bạn nên yêu cầu xác nhận công trước khi tính toán lương.

Hy vọng qua bài viết, nhà quản trị tại doanh nghiệp biết cách lập bảng chấm công excel theo giờ chuyên nghiệp để đơn giản hơn quy trình tính công lương cho người lao động.