Khắc phục lỗi máy in bị lệch lề in ra không đúng như trong Word, Excel

1. Máy in Canon bị lệch lề: Nguyên nhân và cách khắc phục

Hiện tượng máy in Canon bị lệch lề là một lỗi khá phổ biến và có thể do nhiều nguyên nhân gây ra. Dưới đây là một số nguyên nhân thường gặp và cách khắc phục bạn có thể tham khảo:

Mặc dù đã căn lề đúng nhưng in ra bị sai

Tình trạng căn lề trong tài liệu đã được thiết lập chính xác nhưng khi in ra lại bị sai là một lỗi khá phổ biến, đặc biệt khi làm việc với các phần mềm văn bản như Word. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, và dưới đây là một số nguyên nhân thường gặp nhất:

Thông thường, căn lề chuẩn ( theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Thông tư 01/2011/TT-BNV) chính là:

- Đối với lề trên > cách mép trên từ 2 – 2,5 cm.

- Đối với lề dưới > cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm.

- Đối với lề trái > cách mép trái từ 3 – 3,5 cm.

- Đối với lề phải > cách mép phải từ 1,5 – 2 cm.

Như vậy có thể thấy, căn lề trước khi in để đảm bảo tài liệu Word của mình chuẩn, đẹp mắt cực kỳ quan trong. Do đó, nếu như đã căn lề nhưng in lại bị sai tỉ lệ thì quả thực “bực mình”.

Nguyên nhân chính:

- Giấy in không đúng kích thước hoặc chất lượng: Giấy in quá mỏng, quá dày, bị ẩm hoặc nhàu nát đều có thể gây ra tình trạng lệch lề.

- Khay giấy không được đặt đúng vị trí: Nếu khay giấy không được đặt đúng vị trí hoặc giấy không được xếp thẳng hàng, máy in sẽ khó khăn trong việc đưa giấy vào đúng vị trí in.

- Cài đặt khổ giấy không chính xác: Nếu bạn chọn sai khổ giấy trong phần cài đặt in, nội dung in sẽ bị lệch so với lề.

- Lỗi phần mềm: Các xung đột phần mềm hoặc lỗi trình điều khiển máy in cũng có thể gây ra lỗi lệch lề.

- Máy in bị hỏng hóc các bộ phận cơ khí: Các bộ phận cơ khí như bánh răng, trục cuốn giấy bị mòn hoặc hỏng cũng có thể gây ra lỗi lệch lề.

Cách khắc phục

Nếu bạn chưa thiết lập lề giấy cho văn bản in, lỗi căn lề sai sẽ xảy ra. Ví dụ bạn muốn in lên trang A4 (210mm x 297mm) nhưng cài đặt lại là Letter (215mm x 279,4mm).

Bước 1: Kiểm Tra Cài Đặt Lề Trong Word Lỗi căn lề đúng nhưng in ra không đúng có thể xuất phát từ việc lề trong tài liệu Word chưa được thiết lập chính xác.

- Bước 1.1: Mở tài liệu trong Word.

- Bước 1.2: Vào tab Page Layout (hoặc Layout trong Word 2016, 2019 và Word 365). Chọn Margins (Lề).

- Bước 1.3: Chọn Normal (Lề chuẩn) hoặc một cài đặt lề khác phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn cũng có thể chọn Custom Margins nếu muốn điều chỉnh lề cụ thể hơn.

=> Sau khi chọn lề, kiểm tra lại trên màn hình xem các lề đã căn chỉnh đúng chưa. Sau đó thử in lại tài liệu để kiểm tra kết quả.

Bước 2: Kiểm Tra Kích Thước Giấy Trong Word

Lỗi căn lề không đúng khi in cũng có thể do kích thước giấy trong Word không phù hợp với máy in của bạn.

- Bước 2.1: Vào tab Page Layout (hoặc Layout trong Word 2016).

- Bước 2.2: Chọn Size (Kích thước). Chọn đúng kích thước giấy mà bạn đang sử dụng (A4, Letter, hoặc kích thước giấy tuỳ chỉnh).

=> Đảm bảo kích thước giấy trong Word khớp với giấy mà máy in hỗ trợ. Nếu giấy trong máy in là A4, bạn cần chọn A4 trong Word.

Bước 3: Kiểm tra cài đặt khổ giấy lại trên máy in

- Bước 3.1: Mở hộp thoại Print. Chọn máy in bạn muốn sử dụng từ danh sách.

- Bước 3.2: Nhấp vào nút Properties hoặc Options.

- Bước 3.3: Trong tab Paper, hãy đảm bảo rằng khổ giấy được chọn trùng khớp với khổ giấy bạn đang sử dụng trong Word. Nhấp OK để lưu cài đặt.

2. Sửa lỗi khoảng cách các chữ, dòng và văn bản không đều nhau trong Word

Trong một số trường hợp, bạn sẽ thấy văn bản của mình có những dòng khoảng cách không đều nhau giữa các dòng, văn bản hoặc các chữ. Điều này có thể xảy ra trong trường hợp văn bản của bạn được tổng hợp từ nhiều nguồn, trong đó mỗi nguồn lại có một cách căn lề khác nhau.

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở Find and Replace > More.

Bước 2: Chọn Find What > Special > Manual line break. Khi đó, ký tự ^| sẽ xuất hiện trong ô Find What.

Bước 3: Để thay thế Shift + Enter thành Enter, di chuyển con trỏ chuột đến Replace With > Special > chọn Paragraph mark để thay thế dấu xuống dòng, cách đoạn. Khi đó, ô Replace With sẽ hiển thị ký tự ^p

Bước 4: Chọn Find next > Replace để sửa lỗi từng trường hợp cụ thể. Hoặc chọn Replace All để thực hiện thay thế đồng loạt tất cả các trường hợp.

3. Khắc phục lỗi máy in bị lệch lề dưới

Lỗi máy in bị lệch lề dưới, hay còn gọi là tràn lề trên và lề dưới, xảy ra khi nội dung in ấn bị sát mép giấy ở phần trên và dưới trang. Lỗi này khiến bản in mất thẩm mỹ và gây khó khăn cho việc đọc tài liệu. Để khắc phục tình trạng này, bạn cần bổ sung thiết lập lề trên, dưới cho file cần in.

Bước 1: Mở file Word lên, trong tab File chọn hộp thoại Options.

Bước 2: Đi đến phần hiển thị Display > nhấn chọn Show white space between pages in Print Layout view để hiển thị khoảng trắng giữa các trang trong chế độ xem bố cục in và bấm OK để xem trước bản in của bạn.

Bước 3: Hiển thị khoảng trắng giữa các trang trong chế độ xem bố cục in ở Display. Kiểm tra lại lề dưới và trên của bản in

4. Cài đặt lại khổ giấy trên máy in Canon in bị lệch lề trái phải

Biểu hiện máy in Canon bị lệch lề phổ biến nhất là khi văn bản in thừa một bên nhưng bên kia lại thiếu nội dung. Đó có thể là do bị lệch đèn laser hay gương phản chiếu laser, máy in kéo lệch giấy do người dùng đặt giấy lệch ngay từ đầu, cài đặt khổ giấy thiếu căn lề, sai kích thước hay lỗi driver xử lý.

- Bước đầu, hãy mở và xem lại các thông số trong thiết lập Paper Size của file Word trước khi in.

- Nếu bản in xem trước vẫn bị lệch lề, cần xử lý qua driver trong máy in bằng cách mở Control Panel > Devices and Printers > chuột phải chọn Printing Preferences rồi điều chỉnh các thông số trong khổ giấy cần in.

5. Hướng dẫn cách căn chỉnh lề chuẩn trong Excel 2010, 2016

Đầu tiên, bạn cần phải thực hiện điều chỉnh đơn vị đo mặc định trên Excel sang đơn vị mới là centimeters. Điều này giúp cho việc căn lề Excel được chuẩn hơn. Sau đây là các bước hướng dẫn căn lề Excel:

Bước 1: Bạn mở tài liệu Excel, chọn mục File ở góc trái bên trên màn hình.

Bước 2: Chọn mục Options.

Bước 3: Tiếp theo chọn Advanced và đổi Ruler units sang Centimeters. Sau đó chọn OK

Bước 4: Sau khi đã điều chỉnh đơn vị đo thành Centimeters, bạn chọn mục Page Layout. Cuối cùng chọn Margins và chọn Custom Margins...

Bước 5: Cuối cùng bạn vào mục Margins, căn chỉnh kích thước chuẩn của các lề của trang. Sau đó chọn OK.

Những kích thước lề chuẩn trong Excel mà bạn có thể tham khảo:

- Căn chỉnh lề trên (Top), lề dưới (Bottom): Bạn có thể để ở mức 1,5 cm - 2,0 cm.

- Căn chỉnh lề trái (Left): Bạn để ở mức 2,5 cm - 3,0 cm.

- Căn chỉnh lề phải (Right): Từ 1cm - 1,5 cm là mức bạn nên để.

=> Tùy theo loại tài liệu và mục đích sử dụng có thể sẽ có cách căn chỉnh khác nhau. Bạn chỉ cần đảm bảo dữ liệu được trình bày sao cho rõ ràng và chuyên nghiệp.

Như vậy là Trang Mực In đã chia sẻ cách khắc phục được lỗi máy in lệch lề, căn lề đúng nhưng in ra không đúng trong Word, Excel. Hi vọng bài viết này có ích cho bạn!

>> Cách bỏ gạch chân đỏ trong Word trên máy Win và MacBook

>> Cách in file Excel vừa trang giấy A4 không bị tràn trang

>> Cách xóa bỏ chữ Page 1, Page 2 trong Excel khi in

>> Cách In Trang Chẵn, Lẻ Trong Word, Excel, PDF Nhanh Gọn Trong 3s

>> Cách Xóa Trang Trắng Cuối Văn Bản Trong Word

>> Cách khắc phục khi máy photo Ricoh, Toshiba không lên màn hình ngay tại nhà

>> Khắc phục khi máy photocopy bị lem mực, có vệt đen

>> Khi Nào Cần Thay Hộp Mực Máy In

>> Hướng dẫn cách tự thay, nạp mực máy in HP tại nhà đơn giản và chi tiết nhất

>> Khắc phục lỗi máy in Brother không in được 2 mặt với file PDF

>> Hướng dẫn chi tiết vệ sinh, bảo dưỡng laptop cho người mới bắt đầu

>> Khắc phục lỗi máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc

>> Máy In Báo Lỗi Kẹt Giấy Jam Paper

>> Máy hủy giấy kêu to, không chạy? Cách khắc phục

>> Cách tạo bảng chấm công theo giờ chi tiết 2024

>> Cách khắc phục lỗi Out of Paper trên máy in đơn giản

>> Máy in HP báo lỗi Load Tray 1 - Nguyên nhân và cách khắc phục

>> Nên chọn mua máy tính đồng bộ hay lắp ráp?

>> Máy chiếu báo lỗi Filter Warning

>> Cách chỉnh khổ giấy cho máy in HP Laserjet Pro M404dn/404dw