Máy hủy giấy là gì? Cách sử dụng máy hủy giấy

Máy hủy giấy là gì?

Máy hủy giấy (paper shredder) là một thiết bị cơ học được sử dụng để cắt giấy thành dải hoặc mảnh vụn, dùng cho hủy các tài liệu dạng giấy có chứa tư liệu bí mật hoặc nhạy cảm.[1]

Máy hủy giấy được sử dụng ở các tổ chức chính phủ, doanh nghiệp và cá nhân, nói chung là ở tất cả các nơi không muốn những giấy thải loại còn ở dạng đọc được các thông tin trên giấy đó. Cấp độ an toàn hủy giấy tùy thuộc mức độ xé vụn giấy. Hủy giấy và chuyển giấy thải loại đến nơi tái chế góp phần giảm thiểu nhu cầu khai thác tài nguyên thiên nhiên, và góp phần vào hạ giá thành xã hội trong sản xuất giấy

Hướng dẫn ách sử dụng máy hủy giấy

Trên mỗi chiếc máy hủy giấy đều có những nguyên tắc và quy trình vận hành khác nhau, tùy vào mỗi thương hiệu như Bingo, Magitech, HP, Bonsaii, Nikatei, Silicon, Bosser, Aurora, Ziba, HSM, EBA, Dino... tuy nhiên tất cả đều có điểm chung đó là cách sử dụng đơn giản và dễ thực hiện nhất cho người sử dụng.

Tham khảo thêm máy hủy giấy văn phòng tại TBVP Trang Mực In

Bước 1: Kết nối nguồn điện qua dây dẫn, hãy đảm bảo nguồn điện áp của bạn luôn ổn định để máy hoạt động an toàn không gây cháy nổ và những rủi ro không đáng có. Nếu Máy hủy tài liệu được sử dụng thường xuyên bạn có thể giữ kết nối dây nguồn thường xuyên hạn chế rút ra cắm vào liên tục.

Bước 2: Kiếm tra khe hủy tài liệu để đảm bảo chúng không bị mắc những dị vật làm hỏng lưỡi dao khi máy hoạt động.

Bước 3: Bật công tắc nguồn (I/O) được thiết kế phía sau lưng máy.

Bước 4: Kiểm tra đúng số lượng và chất lượng tài liệu vần hủy với từng loại máy cụ thể được quy định bởi nhà sản xuất. Con số này không cố định cho tất cả vì vậy, trước khi sử dụng hãy đọc kỹ hướng dẫn sử dụng của dòng máy mà văn phòng bạn sở hữu..

Bước 5: Phân loại tài liệu cần hủy, Cho giấy vào khe hủy giấy, đĩa CD/DVD hay thẻ tín dụng cho vào khe hủy CD.

Bước 6: Mở cửa kéo thùng chứa giấy (nếu giấy hủy đã đầy).

Tham khảo thêm máy hủy giấy công nghiệp tại TBVP Trang Mực In

Những lợi ích mà máy hủy giấy đem lại

- Bảo mật thông tin quan trọng: Những lần nhân viên in sai thông tin rồi vứt tờ giấy đó đi, hay những tài liệu cũ chất đống trong kho không có ai quản lý đều có thể gây tổn thất nghiêm trọng nếu thông tin mật của công ty bạn bị rơi vào tay kẻ xấu. máy hủy có chức năng cắt giấy nhỏ vụn thành nhiều mảnh không thể định dạng lại được. Đảm bảo đem lại sự bảo mật tuyệt đối, an toàn nhất cho công ty, doanh nghiệp của bạn.

- Bảo vệ thông tin cá nhân: thực hiện đúng quy định pháp luật, vậy nên mỗi công ty, cơ quan cần sở hữu máy hủy giấy để tiêu hủy những tài liệu về thông tin cá nhân của khách hàng cũng như thông tin của nhân viên trong công ty để đảm bảo không bị tiết lộ thông tin.

- Giúp văn phòng gọn gàng, rộng rãi hơn: Máy hủy giấy chính là giải pháp tối ưu để giảm bớt những đống giấy tờ này mà vẫn đảm bảo việc bảo mật thông tin. Từ đó văn phòng của bạn gọn gàng và rộng rãi hơn, có nhiều không gian làm việc và hiệu suất công việc tốt hơn.

- Tiết kiệm thời gian: ngoài hủy những tập tài liệu còn ghim giấy, kim bấm hay hủy cùng lúc 5-15 tờ thay vì từng tờ giấy một giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể.

- Giảm thiểu số lần đổ rác: khi sử dụng máy hủy giấy, những vụn giấy sau khi cắt được đựng trong thùng chứa với thể tích lên đến 30 lít giúp bạn giảm thiểu số lần phải đi đổ rác.

Lưu ý vệ sinh khi sử dụng máy huỷ tài liệu

- Để vệ sinh máy, đầu tiên bạn cần ngắt nguồn điện của máy hủy tài liệu để đảm bảo an toàn cho quá trình làm vệ sinh.

- Theo dõi đèn báo của máy hủy tài liệu để đổ thùng chứa các tài liệu đã bị hủy. Tránh việc thùng rác quá đầy dẫn đến tình trạng lưỡi dao bị kẹt trong khi đang hoạt động.

- Chú ý lau sạch lưỡi dao vì sử dụng lâu ngày sẽ làm lưỡi dao dính bụi và mực, cũng như dầu bôi trơn bám vào sẽ làm mòn lưỡi dao.

- Khi vệ sinh máy, bạn nên thấm dung dịch cồn vào khăn mềm, chú ý cẩn thận không để dung dịch rơi vào động cơ của máy. Sau đó hãy lau sạch các bụi mực bám vào máy và lưỡi dao.

- Thường xuyên tra dầu bôi trơn vào trục cuốn để máy vận hành êm, giảm tiếng ồn của bộ phận cắt giấy trong quá trình hoạt động. Sau khi các phụ kiện đã khô ráo, bạn cần tiến hành lắp ráp lại và vận hành máy bình thường.

Với những lý do trên có thể thấy máy hủy giấy (tài liệu) không chỉ là thiết bị văn phòng quan trọng mà còn vô cùng cần thiết với mỗi doanh nghiệp. Vậy nên đừng chần chừ hãy liên hệ ngay với TBVP Trang Mực In để sở hữu ngay máy hủy giấy cho cơ quan, doanh nghiệp của bạn nhé!

>> Cách khắc phục máy hủy tài liệu bị kẹt giấy không chạy