Máy Hủy Giấy Là Gì? Phân Biệt Các Loại Hủy & Cách Sử Dụng Chuẩn Kỹ Thuật

Trong kỷ nguyên số, "rác tài liệu" chính là mỏ vàng của kẻ xấu. Chỉ một bản in hỏng bảng lương hay danh sách khách hàng bị vứt vào sọt rác cũng có thể gây ra khủng hoảng truyền thông cho doanh nghiệp. Đó là lý do máy hủy giấy trở thành thiết bị an ninh bắt buộc phải có.

1. Máy hủy giấy là gì?

Máy hủy giấy (tên tiếng Anh: Paper Shredder) là thiết bị cơ khí sử dụng hệ thống dao cắt thép hợp kim quay ngược chiều nhau để cắt nhỏ giấy tờ, đĩa CD/DVD, thẻ tín dụng thành các dải dài hoặc mảnh vụn nhỏ không thể ghép lại được.

Thiết bị này đóng vai trò như một "người gác cổng" cuối cùng, đảm bảo mọi thông tin nhạy cảm của tổ chức, doanh nghiệp được tiêu hủy hoàn toàn trước khi thải ra môi trường.

Máy hủy vụn giúp tiết kiệm diện tích thùng chứa và bảo mật tốt hơn

2. Phân loại máy hủy giấy: Bạn cần cấp độ bảo mật nào?

Không phải máy hủy nào cũng giống nhau. Dựa trên cơ chế dao cắt và độ an toàn thông tin, chúng ta có 3 dòng máy tương ứng với 3 cấp độ nhu cầu của doanh nghiệp. Hãy chọn đúng để tránh lãng phí hoặc rò rỉ thông tin.

Góc chuyên gia: Giải mã các cấp độ bảo mật "P" (DIN 66399)

Bạn thường thấy thông số Level P-2, P-4, P-5 trên vỏ thùng máy hủy giấy? Đây là tiêu chuẩn DIN 66399 của Đức để đánh giá độ nhỏ của mảnh giấy sau khi hủy. Chỉ số "P" càng cao, giấy càng vụn, độ bảo mật càng lớn.

(*) Tại Trang Mực In, chúng tôi khuyến nghị khách hàng doanh nghiệp nên chọn máy có tiêu chuẩn từ P-4 trở lên để đảm bảo an toàn thông tin theo quy định pháp luật.

3. Tại sao doanh nghiệp BẮT BUỘC phải dùng máy hủy?

• Bảo mật thông tin sống còn: Ngăn chặn đối thủ cạnh tranh nhặt được kế hoạch kinh doanh, báo giá hay danh sách khách hàng từ sọt rác.
• Tuân thủ pháp luật: Luật An ninh mạng và các quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân yêu cầu doanh nghiệp phải tiêu hủy hồ sơ khách hàng đúng quy trình.
•  Văn phòng "Sạch - Gọn": Thay vì chất đống giấy tờ cũ bám bụi trong kho, máy hủy giúp giải phóng không gian làm việc, tạo môi trường chuyên nghiệp 5S.
•  Giảm số lần đổ rác: Giấy sau khi hủy vụn sẽ nén chặt hơn, giúp thùng rác chứa được lượng tài liệu gấp 5 lần so với việc vo viên ném vào sọt.

4. Hướng dẫn sử dụng máy hủy giấy "Chuẩn Chuyên Gia"

Để máy bền bỉ tới 10 năm, bạn cần tuân thủ Quy trình 5 bước chuẩn từ kỹ thuật viên Trang Mực In:

Lưu ý sống còn: Tuyệt đối không bỏ băng keo dính, giấy decan, túi nilon vào máy. Keo chảy ra sẽ làm chết cứng lưỡi dao!

Bài viết chuyên sâu:

• 👉 Máy hủy giấy kêu to, kẹt giấy? Cách tự sửa trong 5 phút
• 👉 Kinh nghiệm chọn mua máy hủy giấy văn phòng loại nào tốt?