Cách khắc phục lỗi máy in báo hết giấy (Out of Paper) dù khay vẫn đầy giấy
Bạn đang cần in gấp một tập hồ sơ, khay giấy bên dưới vẫn còn đầy ắp nhưng chiếc máy in lại kiên quyết đứng hình, nhấp nháy đèn đỏ và hiển thị dòng lỗi lệnh dữ tợn: "Out of Paper" hoặc "Load A4 paper in Manual Feed"? Tình huống "dở khóc dở cười" này xảy ra rất thường xuyên tại các văn phòng công ty. Nhiều người dùng lầm tưởng máy đã bị hỏng hóc phần cứng phức tạp, nhưng thực tế, phần lớn nguyên nhân lại bắt nguồn từ việc cài đặt sai lệch khay chứa trên máy tính hoặc do bánh xe kéo giấy tạm thời bị bám bụi bẩn. Hãy cùng các chuyên gia tại Trang Mực In tìm hiểu nguyên nhân thực tế và bỏ túi các mẹo xử lý nhanh, đơn giản ai cũng có thể tự làm được.
💡 Thư viện mẹo hay xử lý lỗi khay giấy và lệnh in văn phòng:
Để bảo vệ tuổi thọ thiết bị và giúp công việc in ấn luôn thông suốt, bạn có thể tham khảo thêm các chỉ dẫn thực tế sau:
1. Hiểu đúng về lỗi "Load Tray 1. Plain, Letter" trên máy in HP
Khi bạn gửi một lệnh in, thay vì tự động lấy giấy ở khay lớn dưới gầm máy (Khay số 2), máy in lại đứng hình và đòi bạn nạp giấy vào khay nạp tay phía trước (Khay số 1). Hiện tượng này xuất hiện do hai tác nhân chính:
- Xung đột kích thước văn bản: File tài liệu của bạn (Word, Excel) đang được định dạng khổ Letter (tiêu chuẩn của Mỹ), trong khi khay giấy của bạn lại chứa giấy khổ A4 (tiêu chuẩn Việt Nam). Do phát hiện sự sai lệch này, máy in sẽ dừng lại để chờ bạn xác nhận, nhằm tránh việc chữ bị lệch lề.
- Cảm biến khay giấy bị dơ hoặc lỗi: Giấy trong khay vẫn còn nhưng do bị xếp lệch, hoặc cảm biến nhận diện giấy bên trong máy bị bám bụi mực dơ, dẫn đến việc hệ thống hiểu lầm là khay đã cạn sạch giấy.
- Bánh xe cao su kéo giấy bị trơn trượt: Bánh xe cao su dùng lâu ngày bị mòn hoặc bám đầy bột giấy trắng, quay không có độ bám lực để kéo tờ giấy lên. Máy kéo hụt 2-3 lần sẽ tự động báo lỗi hết giấy lên màn hình máy tính.
2. Bốn bước xử lý nhanh lỗi báo hết giấy tại văn phòng
Để chấm dứt sự phiền toái này và ép máy in hoạt động thông suốt mà không cần bấm nút phê duyệt thủ công, bạn hãy áp dụng lần lượt các giải pháp sau:
Giải pháp 1: Sắp xếp lại xấp giấy in chuẩn quy cách
Quý khách kéo hẳn khay giấy ra ngoài, nhấc xấp giấy lên. Hãy kiểm tra xem giấy có bị nạp quá vạch định mức giới hạn hay không. Tiến hành dùng tay "vỗ" đều các cạnh giấy cho vuông vắn, điều chỉnh hai thanh kẹp nhựa màu xanh bên hông ôm sát vào tập giấy để tránh giấy bị chạy lệch lề khi máy kéo, sau đó đẩy khay vào thật khít thân máy.
Giải pháp 2: Làm sạch bánh xe cao su cuốn giấy (Quả đào)
Khi bề mặt cao su bị bao phủ bởi lớp bột giấy mịn, nó sẽ quay không tải và trơn tuột. Quý khách vui lòng tắt nguồn máy in, rút dây điện để đảm bảo an toàn. Mở cửa khoang máy hoặc rút khay giấy ra để tìm vị trí cục cao su cuộn giấy màu đen/xám. Dùng một chiếc khăn vải sợi mềm ẩm (vắt thật kiệt nước), lau nhẹ nhàng xung quanh bề mặt cao su cho đến khi sạch hết lớp bụi mờ. Chờ vài phút cho khô ráo rồi thử lại.
Giải pháp 3: Khởi động lại bộ nhớ máy (Xóa lỗi treo lệnh)
Đôi khi hệ thống máy in bị quá tải bộ nhớ đệm dẫn đến báo lỗi ảo. Bạn hãy tắt công tắc nguồn, rút hẳn dây cáp nguồn ở phía sau máy ra. Chờ khoảng 30 giây để máy xả sạch điện tích tồn đọng, sau đó cắm cáp và khởi động lại. Mẹo nhỏ đơn giản này giúp đưa vi xử lý máy về trạng thái sạch sẽ ban đầu, tự động xóa các cảnh báo lỗi vặt rất hiệu quả.
Đồng hành cùng hiệu suất văn phòng – Giải pháp thiết bị chuyên nghiệp từ Trang Mực In
Việc phối hợp kiểm tra định dạng khổ giấy phần mềm và giữ vệ sinh sạch sẽ cho hệ thống bánh xe cuốn giấy giúp nhân sự văn phòng chủ động làm chủ thiết bị, tiết kiệm tối đa thời gian chờ đợi. Tuy nhiên, nếu bạn đã thực hiện đầy đủ các bước trên nhưng máy vẫn kiên quyết báo lỗi "Out of Paper", chứng tỏ hệ thống cảm biến quang học nhận diện giấy bên trong máy đã bị hư hỏng, hoặc lò xo bẩy trục nâng khay giấy gầm đã bị vẹt khớp gãy cơ.
Để tránh các hỏng hóc lan sang hệ thống bo mạch điều khiển, quý doanh nghiệp không nên tự ý tháo mở sâu vào lồng máy nếu không có dụng cụ đo đạc dòng điện chuyên dụng. Trang Mực In là đơn vị chuyên phân phối, cung ứng vật tư tiêu hao hành chính và bảo trì, sửa chữa tận nơi cho hệ sinh thái các dòng máy in HP, Canon, Brother, Ricoh... tại địa bàn TP.HCM. Chúng tôi cam kết chuẩn đoán đúng lỗi, sửa chữa minh bạch, sử dụng linh kiện thay thế chuẩn tuổi thọ khấu hao dài lâu.
Hệ thống máy in của cơ quan bạn đang liên tục dở chứng báo lỗi hết giấy ảo, máy thường xuyên kẹt giấy gập nếp, bản in bị lem mờ xạm nền hộp mực, hoặc bạn cần tìm đối tác nạp mực in uy tín tại TP.HCM? Hãy liên hệ trực tiếp với Hotline/Zalo của Trang Mực In để nhận tư vấn kỹ thuật chuyên sâu hoàn toàn miễn phí và dịch vụ xử lý sự cố siêu tốc trong vòng 4 giờ làm việc!
Tham khảo thêm cẩm nang tra cứu lỗi và tối ưu hóa thiết bị văn phòng liên quan:
>> Quy trình sửa nhanh lỗi máy in HP chặn lệnh hiển thị thông báo "Load Tray 1"
>> Hướng dẫn cách thiết lập chỉnh lại định dạng khổ giấy khay nạp máy in HP LaserJet
>> Biện pháp xử lý tình trạng máy in tự động kéo nhiều tờ giấy hoặc in kèm trang trắng vô nghĩa
>> Quy trình an toàn tháo gỡ giấy kẹt khi hệ thống máy in báo lỗi kẹt giấy Paper Jam
>> Cẩm nang tư vấn vòng đời vật tư: Dấu hiệu nhận biết thời điểm cần thay cụm hộp mực mới
